Zakres obowiązkowego korzystania z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur)
Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, a podatnik uwierzytelnia się np. podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Kogo obejmie obowiązek KSeF i od kiedy?
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł w 2024 r.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Od tego momentu faktury będą wystawiane i otrzymywane wyłącznie poprzez system KSeF (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony)..
Kiedy KSeF nie będzie obowiązkowy?
- Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji.
Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej
2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji.
Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.
- procedura OSS nieunijna,
- procedura importu IOSS,
- procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
3. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu: Projekt rozporządzenia), w tym między innymi:
- świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
- świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
- świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
- dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
- nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
- sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.
4. Zgodnie z przepisami epizodycznymi (przejściowymi):
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Dokumenty poza KSeF
Do systemu nie będą przekazywane m.in. faktury proforma, dowody wewnętrzne, noty księgowe czy rachunki.
Zaznaczyć należy również, iż od lutego 2026 r. przestaną także obowiązywać noty korygujące, wszelkie korekty będą dokonywane z wykorzystaniem faktury korygującej.
Opracowania Ministerstwa Finansów
W ramach pomocy przy wdrożeniu Ministerstwo finansów opracowało materiały, mające na celu pomoc przy wdrożeniu KSeF 2.0 w przedsiębiorstwach, poniże zamieszamy odnośniki do stron z materiałami:
https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
https://ksef.podatki.gov.pl/etapy-wdrozenia-ksef
Jak przygotować firmę do KSeF?
Wdrożenie systemu to obowiązek i wyzwanie technologiczne. Wymaga aktualizacji oprogramowania księgowego, przeszkolenia pracowników oraz nadania odpowiednich uprawnień w systemie.
Kancelaria Podatkowa AD oferuje kompleksową pomoc dla przedsiębiorców:
- analizę obowiązków i przygotowanie firmy do pracy w KSeF,
- wsparcie przy uwierzytelnieniu i integracji systemów,
- doradztwo podatkowe,
- bieżącą obsługę księgową i raportowanie.
Dzięki doświadczeniu naszego zespołu Twoja księgowość w Stargardzie będzie w pełni zgodna z nowymi przepisami.
📞 Skontaktuj się z nami, aby bez stresu wdrożyć KSeF w swojej firmie.